Como eu me organizo durante a quarentena? | Maria Fernanda & Python Lover & PyLady & Data Engineer

Maria Fernanda

Como eu me organizo durante a quarentena?

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Como eu me organizo durante a quarentena?

Eu sofro muito com mudança de rotina, sou tão dependente de rotina que estou sempre buscando meios de me organizar melhor. Quando o Coronavirus chegou no Recife, eu estava em um grande momento de adaptação e tentando me organizar. Mas tudo que eu planejei e como eu planejei foi por água a baixo!

Na primeira semana em casa, sem aula da universidade e trabalhando remoto, eu tentei criar uma nova rotina. Destacando principalmente o relaxamento, porque algumas semanas antes eu estava prestes a ter um colapso - depois conto mais sobre isso.

A minha rotina foi se construindo, fui experimentando algumas coisas e comecei a sentir que estava conseguindo me organizar. Mas infelizmente, eu ainda estava sentindo que trabalhava demais e descansava pouco, era como se eu não estivesse fazendo nada construtivo na minha vida.

A partir desse sentimento de insatisfação, fui em busca de meios de descobrir para onde estava indo meu tempo. Será que eu estava gastando tempo de mais com o trabalho ou será que eram as aulas particulares? Por que eu não tinha tempo para ler? 🤔

Imagino que você também esteja sentindo que 24h não seja suficiente, que precisamos de mais tempo e só assim conseguiríamos fazer tudo que planejamos. Mas você sabe quanto tempo você passa fazendo cada coisa? Será que você está passando tempo de mais em atividades de baixa prioridade? Você sabe priorizar suas atividades?

Hoje eu consigo responder essas perguntas, e com isso consegui me conhecer um pouco mais. Aquela sensação de que eu não estou avançando é um pouco menor hoje, na verdade, não sei se em algum momento ela não existirá mais. Espero que com esse texto eu possa te ajudar a se conhecer um pouco mais, estarei te mostrando as ferramentas que eu uso e como eu uso elas.

PS: Não espero que funcione 100% igual para você, somos pessoas diferentes com vidas diferentes. Aceito sugestões de melhorias 😄 porque não imagino que minha organização se manterá estática.

Ferramentas

Todas as ferramentas que irei falar daqui para frente, fornecem um plano gratuito para uso pessoal. Mas se você souber de ferramentas Open Source compartilha comigo.

Notion

O Notion é uma ferramenta com múltiplos propósitos de uso web ou mobile. No Notion você consegue fazer notas rápidas ou planejar toda sua vida.

notion pagina princial

No site deles você encontrará exemplos de uso para essas principais aplicações. E se você achar que ainda não entendeu muito bem para que serve o Notion, eles possuem uma galeria com templates que eles e a comunidade de usuários fizeram (link).

Minha história com o Notion não é muito antiga, eu tentei utilizar ele a primeira vez no começo de 2019. No começo quando o conheci fiquei muito animada com tudo que é oferecido, mas ao mesmo tempo frustrada, porque eu não sabia como criar páginas que fossem realmente úteis para mim e acabei não conseguindo utilizar o Notion.

Em Outubro de 2019 dei mais uma chance para ele, foi no período em que eu comecei a dar aula particular, e vi no Notion o local ideal para planejar as aulas. Outro fator que também me ajudou a retornar, foram as atualizações na usabilidade do aplicativo para Android (IOS também sofreu atualizações), que deixaram o app mais rápido e prático de utilizar 💓.

Em outro momento posso explicar mais sobre como utilizo o Notion, hoje minha vida toda está nele.

Toggl

É uma ferramenta de monitoramento de tempo. Muito utilizada em empresas que desejam saber a hora trabalha de um funcionário, mas você verá que o seu uso não fica restrito apenas as atividades comerciais. Ele está disponível na versão web, mobile e desktop.

toggl logo

As atividades inseridas no Toggl podem receber rótulos e projetos. No final do seu dia, você terá gráficos com a quantidade de horas trabalhadas e em quais atividades você trabalhou. Além do seu dia, você consegue ter uma visão das semanas e dos meses. Mas na frente mostrarei exemplos de uso, relaxe.

A coisa mais legal do Toggl e que me chamou mais atenção é o seu plugin para o navegador, com ele você consegue integrar boa parte das páginas que você utiliza (Gmail, Agenda, Jira, Github, Trello, Notion, Basecamp e diversas outras). Nesse plugin ele também te permite ativar o Pomodoro (para saber mais sobre Pomodoro, recomendo esse link do Brasil Escola), removendo a necessidade de utilizar outro aplicativo para isso.

exemplo do plugin do toggl

O aplicativo para celular também é muito prático. Ele não tem todos os gráficos que aparecem na versão Web, mas ele funciona muito bem para iniciar e encerrar atividades, com poucos cliques na tela.

Google Calendário

O Google Calendário é mais uma das ferramentas que o Google fornece, e imagino que seja uma das mais utilizadas junto com o Gmail.

Google Calendar exemplo

Eu utilizo o Google Agenda porque o meu e-mail é do Google. Mas você pode usar qualquer aplicativo de calendário, ou usar nenhum específico, como você verá a seguir.

Planejando minha vida

Como estamos vivendo em um mundo muito incerto, não irei falar de planejamento quaternário e anual. Vamos nos reter a algo mais palpável, se mais na frente você quiser tente fazer um planejamento anual e quaternário. Por enquanto vamos buscar nós sentir bem e principalmente, sentir que estamos progredindo na nossa vida.

A seguir descreverei com mais detalhes o meu planejamento de vida. Você notará que eu uso principalmente o Notion e o Toggl, outro ponto, é que a estrutura foi baseada no artigo do Nat Eliason, recomendo a leitura (é em inglês) me ajudou muito a repensar meu modo de planejamento.

O template Notion que estou usando é baseado no do artigo, estou disponibilizando essa nova versão nesse _link__. Ele está em inglês, mas a tradução não será difícil, caso você queira.

No planejamento mensal

Se você já usou planner alguma vez, você lembrará daquelas páginas no começo de todos os meses reservada para a definição de metas. No começo eu achava o espaço muito pequeno, mas hoje eu entendo que o espaço é suficiente, e que precisamos priorizar objetivos palpáveis em nossa vida.

Com isso em mente eu construo os meus objetivos mensais, dividindo em três grandes áreas: profissional, pessoal e físico. Para definir esses objetivos eu imagino que será necessário mais de uma semana ou uma grande quantidade de horas de esforço. Eu tento não me limitar nesse momento, mas acabo nunca passando de cinco tópicos por grande área.

planejamento mensal

Após criar minha sacola de objetivos, reflito novamente sobre eles e escolho cinco que serão minhas prioridades. Agora meu foco é concluir esses cinco objetivos durante as próximas semanas.

No planejamento semanal

Na noite de sábado eu reservo 30 minutos - fim do mês acabo passando mais tempo - para planejar minha semana que irá começar. Retorno para meus objetivos mensais e vejo quais posso focar durante essa semana. Como esses objetivos são geralmente grandes eu consigo dividir em sub-objetivos e priorizo em três níveis (A, B, C).

metas do planejamento semanal

Alguns objetivos serão convertidos em atividades que irei realizar em um dia específico da semana. E essa é a segunda etapa do meu planejamento semanal, lembrar de todas as atividades que devo realizar durante a semana e colocar elas no meu quadro semanal.

atividades na semana

Cada atividade cadastrada terá rótulos específicos: Data e Horário, Para quem estou realizando a atividade, Dia da semana, Status da atividade. Esses rótulos irão me ajudar a filtrar as atividades no meu quadro semanal e no meu calendário (você verá a seguir).

detalhe das atividades da semana

Criação de atividades que irei realizar na semana, cada atividade é uma página com os atributos: Data, Dia da semana, Para quem é a atividade e status da atividade.

Meu quadro semanal é chamado de Tasks dd/mm/2020, ele possui 8 visualizações, onde 7 visualizações correspondem aos dias da semana e a 8ª à atividades que não possuem um dia específico (TODO). Cada visualização possui um filtro que lê o rótulo dia da semana e mostra apenas as atividades daquele dia. Você poderá notar também que cada visualização possui três colunas (Not started, In progress, Completed) que representam o rótulo status da atividade.

planejamento semanal visualização do quadro

Como o Notion oferece também a visualização de calendário, eu acabei deixando um pouco de lado o Google Calendário. E essa é a próxima fase do meu planejamento semanal, que consiste de criar uma copia do quadro Tasks dd/mm/2020 e utilizar a visualização de calendário (imagem à baixo). Para as minhas atividades ficarem certinhas no calendário, o Notion lê o atributo data e hora da minha atividade, por isso é importante sempre informar esse campo na criação da atividade.

planejamento semanal visualização do quadro como calendario

No meu dia a dia

O planejamento diário acaba sendo menos cansativo do que o planejamento semanal. Como já preenchi toda a minha agenda, só me resta acessar o Notion - pelo celular ou navegador - todo dia de manhã e verificar quais atividades preciso realizar naquele dia.

Além dessas atividades, também preciso fazer algumas ações que espero que se transformem em um hábito. Sendo assim, meu objetivo é realizar elas todos os dias, uma ou várias vezes ao dia. Por isso ela acaba sendo enorme, para facilitar a visualização eu fiz uma cópia dessa tabela para meu planejamento semanal e filtrei apenas pelos dias relacionados a semana que estou, por isso você verá que tem uma setinha ao lado do nome Habit Tracker.

habit tracker semanal

Outra ação que hoje já virou um hábito meu, é ativar o Toggl quando começo uma atividade planejada para a semana ou um hábito. Como eu passo muito tempo no computador, acaba sendo muito prático fazer isso, por causa do plugin do Toggl para o navegador.

toggl plugin

Recapitulando meu dia a dia… eu escolho uma atividade do meu planejamento diário, coloco ela em Fazendo e ativo o cronômetro do Toggl, quando termino eu desativo o cronômetro e coloco a atividade como Feito. Acho que você deve estar pensando que isso parece um saco, mas para mim acabou ficando automático e hoje não penso muito sobre as etapas.

Revisitando minha vida

Ok, eu planejei minha semana consegui fazer tudo - ou quase tudo - planejado. Acabou? Posso ir para a próxima semana e planejar tudo de novo?

Eu poderia fazer isso e era o que eu fazia quando usava planner. Mas acabei percebendo, depois de quase um ano fazendo isso, que parecia que eu estava só vivendo cada semana e no fim não estava indo para lugar nenhum.

No fundo eu sabia que precisava fazer alguma coisa para que esse sentimento fosse embora, mas eu não sabia o que exatamente. E foi aí que lendo o blog do Nat Eliason percebi o que precisava fazer! Eu estava precisando revisitar minha semana e me questionar sobre o que eu fiz e iria fazer.

Revisão da minha semana

Todo sábado de noite - as vezes domingo de manhã - eu revisito minha semana no Notion e no Toggl, para isso eu sigo alguns passos. Primeiro, eu vejo quais atividades ficaram sem ser feitas e reflito se elas precisam ser feitas ainda, se sim, elas são encaminhadas para a próxima semana, se não, elas vão para o lixo. Em seguida eu me encaminho para a seção Weekly Review (Revisão Semanal) no meu planejamento semanal, nessa seção eu não fiz muitas alterações no template original, nela eu reflito sobre minhas ações e como elas estão relacionadas com os meus objetivos mensais e quais serão meus próximos objetivos semanais.

revisão semanal topicos

Outro ponto importânte da minha revisão semanal é o Toggl Review, nele eu retorno para o Toggl e análiso as atividades que eu executei e quanto tempo eu passei nelas. Para manter o histórico eu sempre tiro um print da tela e colo no Notion, isso me ajuda a comparar mais facilmente minhas semanas. Nesse momento eu também consigo detectar quando estou me sobrecarregando, em quais atividades eu me dedico mais e onde eu deveria me dedicar mais.

toggl reporte da semana

Revisão do meu mês

A revisão do mês segue o mesmo caminho da revisão semanal, Notion + Toggl. Baseado nas semanas que passaram eu respondo perguntas que me ajudam a refletir sobre minhas ações e para onde elas me levaram. Assim eu consigo retornar ao passado e planejar um futuro mais pé no chão - a primeira vez que eu fiz isso, meu planejamento estava acima do que eu realmente consigo fazer - aprendendo assim com os erros e os acertos.

revisão do mês

Considerações Finais

Eu espero ter consegido te dar uma ideia sobre outras meios de se organizar, fugindo um pouco das técnologias - papel incluso - que estamos acostumados a ver. Meu planejamento está em constante mudança, então provavelmente farei uma versão 2.0 em algum momento.

E não se esqueça que você não está sozinha(o) e você está em constante evolução! As vezes o sentimento de que não estamos andando para frente e que somos uma fraude não deixa a gente, mas juntos conseguimos derrotar esse sentimento. É assim que eu me senti quando comecei a me organizar dessa forma, foi graças a uma postagem de uma pessoa que não conheço pessoalmente que pude pensar em outros caminhos para seguir.